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テレワーク・在宅勤務の問題解決!社員のスマホを会社の固定電話として使う方法

テレワーク・在宅勤務の問題解決!社員のスマホを会社の固定電話として使う方法

テレワークで働く人の増加に伴い、会社の固定電話をスマホで受けたいという需要が増えています。そこで今回は、テレワーク中でも会社にかかってきた電話を社員が自宅で受信できるよう、スマホを内線化する方法について特集してみました。

テレワーク対策1:転送電話サービス

会社への電話を社員が自宅で受信する方法として、下記の2種類が挙げられます。

  • 転送電話サービス
  • 固定電話アプリ&クラウドPBX

まずは、テレワークに転送電話サービスを導入する際のメリットとデメリットを見てみましょう。

転送電話サービスのメリット

通信キャリア各社で提供している「転送電話サービス」は、オフィスの固定電話にかかってきた着信をテレワーク中の社員が自宅で受信する手段として、最もポピュラーな方法です。

多くの企業がテレワーク対策として転送電話サービスを導入している理由は、下記のようなメリットが在宅勤務・リモートワークという働き方に適しているからでしょう。

▼テレワークに転送電話サービスを導入するメリット

  • スマホだけでなく、オフィスとは別住所の固定電話にも転送できる
  • 「外出中」や「夜間」など、特定の時間帯だけを指定できる
  • 日本国内から海外へ転送できる通信キャリアもある
  • 転送先をFAXにすると、PDF化しなくても自宅で書類が受け取れる
  • 光電話の転送サービスなら、不在時の着信情報をメールで知らせてくれる

ただし、NTT東日本・西日本では「ボイスワープ」、KDDI系列では「着信転送サービス」と名称が異なっているうえ、オプション内容にも多少の違いが見られます。

アナログ回線か、ひかり回線かによってもサービス内容が異なるため、あらかじめ契約している通信キャリアに確認が必要です。

転送電話サービスのデメリット

オプションを追加するだけで、手軽に導入できて多くのメリットが得られる転送電話サービス。

その反面、下記のようなデメリットもビジネス用としては大きな弱点になります。

▼テレワークに転送電話サービスを導入するデメリット

  • 転送時の通話料金は、発信者ではなく転送元である会社の負担になる
  • 会社の固定電話から社員のスマホに転送すると、通話料金が固定電話同士より割高になる
  • 社員のスマホから折り返すと、発信元が携帯番号になってしまう
  • 転送先として登録できる端末が原則1回線のみなので、複数の社員で受信できない

特筆すべきは、転送時の通話料金についてでしょう。

たとえ下記のような場合でも、転送時の通話料金は全て会社の固定電話の負担になってしまうのです。

  • 「ウォーターサーバーを設置しませんか?」といった営業電話
  • クライアントとの商談中、スマホの留守番電話に切り替わった場合

さらに、基本的に複数の端末に転送できないため、コールセンターはもちろん社員数の多い企業にとっても向いているとは言えません。

テレワーク対策2:固定電話番号アプリ&クラウドPBXでスマホを内線化する

もう一つの方法は、「固定電話番号アプリ」や「クラウドPBX」を活用してスマホを内線化する方法です。

後発の新しいツールだけあって、転送サービスのデメリットを補う機能が搭載されています。

スマホから固定電話の番号で発信できる!

固定電話番号アプリやクラウドPBXの最大の特徴は、ネット回線を使ってスマホを社内の内線として機能させる、という点でしょう。

つまり、着信だけでなく発信もダイレクト!あくまで固定電話の内線扱いですから、スマホから折り返しても取引先の電話機に表示されるのは、会社の固定電話番号なんです。

もちろん、本来の携帯電話番号も維持されますので、スマホ1台でプライベート用とビジネス用の通話を使い分けることができます。

転送時の通話料金が発生しない!

転送電話サービスと違い、転送時の通話料金が発生しないのも固定電話番号アプリやクラウドPBXの大きなメリット。

オフィスの固定電話で受信した時と同じく、全ての通話料金はあくまで発信者が負担する仕組みになっているのです。

これなら、迷惑な営業電話が多くてもスマホの留守番電話に切り替わっても、無駄な転送料金を支払う必要はありません。

オプション月額料金・スマホ同士の内線通話が無料!

NTTのボイスワープなら月額500円、ソフトバンクの多機能転送サービスなら月額800円のランニングコストが発生します。

これに対し、固定電話番号アプリやクラウドPBXは転送オプションの月額料金が無料!しかも、あらかじめ登録しておけば社員のスマホ同士でも内線通話として無料になるのです。

そもそも、固定電話番号アプリやクラウドPBXには「転送」という概念がありません。

「登録済のスマホ=オフィスの固定電話」として持ち歩けるのですから、テレワーク対策として多くの企業が導入しているのも頷けます。

▼参考コラム

転送電話サービスVSスマホで固定電話番号を取得するアプリ!料金と機能を比較

固定電話をスマホで操作!固定費と通話料金6種類を比較

複数の端末へ転送できる!

最近では、「みんなにでんわ転送」や「転送録」といった、最大10端末へ同時に転送することができるサービスも登場しています。

しかし、これらの「クラウド転送サービス」または「一斉呼出転送」の場合、オプション月額料金の相場が1,000円~1,500円と割高なのが難点。

何より、大手通信キャリアが提供している一般的な転送電話サービスでは、基本的に1つの端末だけにしか転送できません。

一方、固定電話番号アプリやクラウドPBXならオプション月額料金が無料にもかかわらず、最大5~10台ほどの端末へ転送することができるのです。

おすすめの固定電話番号アプリ&クラウドPBX3選

固定電話番号アプリやクラウドPBXは、続々と新しいサービスが登場しています。

この段落では、特にテレワークに人気の3種類をご紹介しましょう。

市外局番つき固定電話番号の取得OK!CITVPlus

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CITVPlusは、数ある固定電話番号アプリの中でも安さ、料金システムとサービス内容のシンプルさが魅力。

残念ながら2020年12月の時点では番号ポータビリティの対応が停止されていますが、「03」や「06」といった市外局番つきの固定電話番号の取得が初期費用5,000円、月額基本料金980円と格安です。

▼CITVPlusをテレワークに導入するメリット

  • 固定電話が無くても、スマホだけで市外局番つきの電話番号が取得できる
  • 最短10分で固定電話番号が取得できる
  • 1番号を5台の端末で共有できる
  • 転送や留守番電話などが無料で、小規模オフィスに人気

0120のフリーダイヤル番号が取得できる!クラコール

クラコール

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テレワーク対策として、新たにフリーダイヤル番号の取得を検討されている企業におすすめしたいのが、法人専用の多機能型PBX「クラコール」です。

ブラインド転送から固定の自動音声アナウンスまで、法人として必要なサービス全16種類が基本機能に含まれています。

▼クラコールをテレワークに導入するメリット

  • 1~500台まで、1番号を共有できる端末数が多い
  • 契約した全ての台数で、同時に受信できる
  • IVR式の自動音声応答(○○の方は1番を…)が月額500円と格安
  • 新規の0120番号が取得できる
  • 既存のフリーコール番号なら、ナンバーポータビリティOK

番号ポータビリティOK!03plus

03plusは、NTTアナログ回線またはISDN回線で取得した会社の代表電話番号を、そのまま利用できる固定電話番号アプリです。

NTTひかり電話から発番された電話番号は番号ポータビリティの対象外になっているものの、テレワーク専用に市外局番つきの新しい電話番号が取得できます。

▼03plusをテレワークに導入するメリット

  • 番号ポータビリティは2週間ほど、新規番号の取得は最短10分でOK
  • 番号を共有していれば、外線電話を他のスタッフにまわせる「パーク保留」が無料
  • 海外から国内へ発信しても、取得または番号ポータビリティにした電話番号なら通話料金が無料

まとめ

働き方改革に新型コロナウィルスが重なり、会社の規模を問わずテレワーク化が加速しています。

とはいえ、オフィスの固定電話番号は普遍的。

限られたビジネスチャンスを逃さないよう、社員のスマホを内線化できる固定電話番号アプリやクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。