リモートワークのデメリットと対処法

一時期、急増していたリモートワークですが、世の中がWithコロナに慣れてきた2024年時点では減少傾向にあります。

その背景には、リモートワークが抱えているデメリットが影響しているようです。

そこで今回は最新の実態調査を踏まえたうえで、企業におけるリモートワークのデメリットと解決策についてまとめてみました。

オフィスにかかってきた電話を在宅勤務中の社員が自宅で受信できるよう、スマホを内線化する方法についてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

リモートワーク・在宅勤務の実態調査（令和5年）

まずはリモートワークや在宅勤務の実態について、下記の3項目に分けて最新のファクト情報をご紹介しましょう。

• リモートワークの導入率が低下している！
• リモートワークを実施していない理由とは？
• リモートワークの継続意向

ここからは、上記の3項目について順番に解説していきます。

リモートワークの導入率が低下している！

世界的な感染症の拡大に伴い、日本でも多くの企業がリモートワークを導入し、今後も継続すると予測されていました。

しかし、国土交通省が令和5年3月に発表した調査結果によると、リモートワークの導入率は「雇用型」と「自営型」のどちらも、令和4年（2022年）年時点で減少傾向が始まっていたのです。

出典：国土交通省　令和4年度テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－

雇用型テレワーカーの割合はピークだった令和3年（2021年）の27.3％から、令和4年（2023年）には26.1％に減少しており、マイナス0.9％という結果でした。

一方、自営型テレワーカーについては令和3年度に「定義」が変更されたため正確ではないものの、以下の調査結果から事業規模が1～19人の会社では引き続き増加しているのが分かります。

出典：国土交通省　令和4年度テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－

ちなみに、同調査ではリモートワークの導入率が低下している反面、「フレックスタイム制」や「時差出勤制度」、「短時間勤務制度」を取り入れている企業が多いという結果も出ています。

リモートワークを実施していない理由とは？

前述した通り、リモートワークの導入率はコロナ禍のピーク時に比べて減少傾向にあります。

なぜ企業のリモートワーク率は低下しているのか、この疑問のヒントとなるのが以下の調査結果です。

出典：国土交通省　令和4年度テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－

「接客や現地作業が必要」を除くと、企業が在宅スタイルの働き方を導入していない理由として最も多かったのは、「コロナ対策として不要」でした。

次いで、「認められていない」が多い理由は「仕事に支障」や「会社の機器が不十分」、「テレワーク実施場所の環境が不十分」などの問題点が要因と考えられます。

リモートワークの継続意向

ここまでは、企業を対象にした調査結果をご紹介してきました。

一方、リモートワークは実際に働いているスタッフにとって好ましい働き方と言えます。

事実、従業員を対象にした以下の調査結果では約87%がテレワークの継続を望んでいるのに対し、継続したくないとの回答は約13％に留まっていました。

出典：国土交通省　令和4年度テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－

リモートワークのデメリットと解決策

リモートワークの主なデメリットとして、以下の5点が挙げられます

• 情報漏えいリスク
• 勤務状況が把握しづらい
• 部下のマネジメントがしにくくなる
• コミュニケーション不足に陥りやすい
• 電話対応の難しさ

ここからは、各デメリットとそれぞれの解決策をご紹介していきます。

情報漏えいリスク

リモートワークとは社員の自宅だけでなく、コワーキングスペース・カフェ・図書館など遠隔地で働くスタイルのことです。

とくに、見ず知らずの第三者と同席するパブリックスペースで働く場合は、フリーWi-Fiを介する情報漏洩のリスクが一気に高まります。

もちろん、パソコン・タブレット・スマホなどの通信デバイスをはじめ紙媒体やUSBメモリを外部に持ち出すため、盗難や紛失リスクにも警戒しなければなりません。

対策

情報漏洩の対策としては、以下の対策が有効です。

• セキュリティ対策ソフト
• 専用Wi-Fiルーターの貸し出し
• 通信の暗号化
• 仮想プライベート・ネットワーク（VPN）
• オンラインストレージ

を利用して、個人の端末に情報を残さない方法を採ることも重要です。

 

とくに、セキュリティ対策としておすすめなのが、パソコンの接続デバイスを制御できる「Sophos Intercept X Advanced（ソフォス インターセプト エックス アドバンス）」です。

AIを使ったマルウェアを検出し、ステルス化された攻撃から保護してくれます。

ちなみに、総務省では「リモートワークセキュリティガイドライン」を公開していますので、こちらも参考にしてみてください。

勤務状況が把握しづらい

企業および上司にとっては、部下の勤務状況を把握しづらいのもリモートワークのデメリットです。

常に監視できるオフィス内とは違い、上司の目が届かない環境で働くスタッフに対して遠隔操作で勤務状況を確認する対策を講じておく必要があります。

対策

リモートワーク中の勤務状況を把握するには、以下のような対策が有効です。

• メールや電話で勤務時間を申告する
• チャットアプリのアクティビティログ
• パソコンのログイン時間やソフトウェアの利用時間などの管理ツール

ちなみに、管理ツールとしては勤務日数や勤務時間をデータ化する「SMILE V 2nd Edition 人事給与　勤怠管理テンプレート」がおすすめです。

従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できるだけでなく、過重労働や打刻漏れを予防するアラートチェック機能も装備されています。

部下のマネジメントがしにくくなる

リモートワークの3つめのデメリットは、部下のマネジメントがしにくくなるという点です。

個人で完結する作業ならともかく、「組織」として機能させるにはチーム力を養う必要があります。

バラバラな場所で働いているスタッフにチームとしての「一体感」を持たせるのは、簡単ではありません。

対策

リモートワーク中に部下のマネジメントを行うには、双方向のコミュニケーションツールが有効です。

グループチャットやビデオ通話を活用することで、離れているスタッフ同士がリアルタイムでやり取りできるようになります。

たとえば、以下のツールであれば機能は限定されるものの無料プランもあり、導入しやすいでしょう。

• chatwork
• Slack
• Skype
• appear.in

コミュニケーション不足に陥りやすい

部下のマネジメントだけでなく、スタッフ間でコミュニケーション不足に陥りやすいのも、リモートワークが抱えている大きなデメリットです。

従業員同士が顔を合わせる機会が減る分、チームワークが弱体化してしまいます。

対策

コミュニケーション不足には、以下の対策が有効です。

• サテライトオフィスでメンバーのみが集まる
• コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとしては、圧倒的な使いやすさが魅力の「LINE WORKS」がおすすめです。

掲示板やファイル共有といったビジネス向きの機能を、スマホ上で手軽に操作することができます。

電話対応の難しさ

リモートワークにはさまざまなデメリットがありますが、とくに代表的なのが電話対応の難しさです。

ここでは、「電話対応の難しさ」について以下の4項目に分けて解説していきます。

• 電話対応のためだけに誰かが出勤しなければならない
• 会社で電話番をしている社員の業務停滞
• 取次ぎ業務が滞り顧客満足度が低下する
• 取次ぎ業務が滞り機会損失につながる

では順番に見ていきましょう。

電話対応のためだけに誰かが出勤しなければならない

企業にとっても社員にとっても大きな負担になるのが、電話対応のためだけに誰かが出勤しなければならない、という点です。

出勤する頻度は社員数をはじめ、総務のみか各部署で電話番を常駐させるかによっても異なりますが、1週間に2回ほどが平均的と言われています。

また、いわゆる電話番として出勤している社員はオフィスにかかってくる外線電話を、一手にさばかなければなりません。

そのため、自身の仕事に集中できず、業務効率は低下しがちです。

企業としては、たとえ「電話番」であっても、本来の業務で査定した能力給を加味した人件費を支払わなければなりません。

会社で電話番をしている社員の業務停滞

リモートワーク中の社員は、その大半が自宅で業務をこなしています。

インターネット環境・PC・各種資料など、仕事に必要な道具は自宅のワークスペースに常備しているため、たとえオフィスに代替用品があったとしても、使い慣れていなければ日頃の業務効率は維持できないでしょう。

そのうえ、会社の代表電話にかかってくる全ての外線電話を、電話番として出勤している限られたスタッフだけで対応し、自宅で働いている社員へ取り次がなければなりません。

1日中、電話の取次ぎ業務に追われ、気が付いたら本来の業務がまったく進まなかった…というケースも多いようです。

取次ぎ業務が滞り顧客満足度が低下する

スムーズに電話が取り次げないのも、リモートワークの代表的なデメリットです。

出勤スタイルがデフォルトだった頃は、会社の代表電話にかかってきた外線をオフィス内の別部署へまわすだけだったので、簡単かつ短時間での取次ぎが可能でした。

一方リモートワークの場合は、異なる住所で働いている在宅勤務中の社員に直に外線を取り次げないため、2段階のプロセスで行うのが一般的です。

• 電話番しているスタッフが、オフィスで着信を受ける
• 受信した外線電話を切ってから、リモートワーク中のスタッフ宅へ連絡して先方へ折り返す

プロセスが2段階に分かれている分、どうしても取り次ぎ業務にタイムラグが生じてしまいます。

トラブル対応が遅れがちになるのはもちろん、伝言が正確に伝わらないことも多く、結果として顧客満足度の低下に繋がりやすいのです。

取次ぎ業務が滞り機会損失につながる

機会損失に繋がりやすいのも、外線電話をダイレクトに取り次げないリモートワークの大きなデメリットです。

とくに社員数が多い会社では、担当者の連絡先を確認するだけでも一苦労。

まして、オフィスの電話番を1人だけに一任している場合は尚更でしょう。

社内であれば1分もかからない電話の取り次ぎ業務も、リモートワークでは担当者が迅速にコールバックできず、絶好のビジネスチャンスをみすみす逃しかねないのです。

固定電話のリモートワーク対策4選

前述した通り、すでにリモートワークを導入している、または導入を検討している企業にとっては、固定電話の対応に関するさまざまな問題点が大きな課題となっているようです。

これらの問題点を解決する主な方法として、下記の4種類が挙げられます。

• 対策1：担当者の携帯から折り返す
• 対策2：電話代行サービス
• 対策3：転送電話サービス
• 対策4：固定電話アプリ（クラウドPBX）

対策1：担当者の携帯から折り返す

最もポピュラーで今すぐ実践できるのが、担当者の携帯から折り返す方法です。

ただし、外線電話を一旦オフィスで受信してから担当者の携帯へ連絡し、さらに先方へ折り返す必要があるため、ある程度の手間と時間がかかるのは避けられません。

中には、リモートワークに対応すべく全社員に社用携帯を配布している企業もありますが、初期費用の負担が大きいので注意が必要です。

対策2：電話代行サービス

社外の電話代行サービスを活用するのも、リモートワーク中の電話対応を円滑にする有効な手段です。

自社の従業員に代わって対応してくれる電話代行サービスには、下記のようなメリット・デメリットがあります。

▼電話代行サービスのメリット

• 社員の業務効率が低下するリスクを予防できる
• 特定の社員にだけ負担をかけずに済む
• 営業機会を損失するリスクを予防できる

一方、電話代行サービスには下記のようなデメリットがあることも理解しておきましょう。

▼電話代行サービスのデメリット

• 自社で対応するより、コストがかかる
• 新規顧客の対応マニュアルを準備しておく必要がある

対策3：転送電話サービス

通信キャリア各社で提供している「転送電話サービス」は、オフィスの固定電話にかかってきた着信をリモートワーク中の社員が自宅で受信する手段として、最もポピュラーな方法です。

多くの企業がリモートワーク対策として転送電話サービスを導入している理由は、下記のようなメリットが在宅勤務・テレワークという働き方に適しているからでしょう。

▼転送電話サービスのメリット

• スマホだけでなく、オフィスとは別住所の固定電話にも転送できる
• 「外出中」や「夜間」など、特定の時間帯だけを指定できる
• 日本国内から海外へ転送できる通信キャリアもある
• 転送先をFAXにすると、PDF化しなくても自宅で書類が受け取れる
• 光電話の転送サービスなら、不在時の着信情報をメールで知らせてくれる

ただし、転送電話サービスには下記のようなデメリットがあるため、必ずしもビジネス用として最適とは言えません。

▼転送電話サービスのデメリット

• 転送時の通話料金は、発信者ではなく転送元である会社の負担になる
• 会社の固定電話から社員のスマホに転送すると、通話料金が固定電話同士より割高になる
• 社員のスマホから折り返すと、発信元が携帯番号になってしまう
• 転送先として登録できる端末が原則1回線のみなので、複数の社員で受信できない

特筆すべきは、転送時の通話料金についてでしょう。

たとえ下記のような場合でも、転送時の通話料金は全て会社の固定電話の負担になってしまうのです。

• 「ウォーターサーバーを設置しませんか？」といった営業電話
• クライアントとの商談中、スマホの留守番電話に切り替わった場合

さらに、基本的に複数の端末に転送できないため、コールセンターはもちろん社員数の多い企業にとっても向いているとは言えません。

ちなみに、NTT東日本・西日本では「ボイスワープ」、KDDI系列では「着信転送サービス」と名称が異なっているうえ、オプション内容にも多少の違いが見られます。

アナログ回線か、ひかり回線かによってもサービス内容が異なるため、あらかじめ契約している通信キャリアに確認が必要です。

対策4：固定電話アプリ（クラウドPBX）

4つ目にご紹介するのは、働き方に合わせて柔軟に対応できるという理由から、急激にシェアを伸ばしている固定電話アプリ（クラウドPBX）です。

固定電話アプリとは、手持ちのスマホをまるでオフィスの各デスクに設置しているビジネスフォンのように、内線化できるシステムを指しています。

後発の新しいツールだけあって、転送サービスなどのデメリットを補う機能が搭載されているのが最大の強みです。

次の章では、なぜ固定電話アプリがリモートワークに適してるいのか、その理由について解説していきます。

固定電話アプリがリモートワークに適している理由

固定電話アプリがリモートワークに適している理由として、下記の5点があげられます。

• セキュリティや勤怠管理が可能なアプリもある
• 1つの固定電話番号を複数端末で共有できる
• スマホから固定電話番号で発信できる
• 転送のオプション料・通話料金が無料
• スマホ同士の通話も無料の内線になる

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セキュリティや勤怠管理が可能なアプリもある

通話だけでなく、データ送信も可能な固定電話アプリには強固なセキュリティ対策が装備されています。

さらに、多機能タイプの固定電話アプリはリモートワーク向けの「勤怠管理機能」をオプションで提供しており、さまざまな働き方に対応できるのが強みです。

1つの固定電話番号を複数端末で共有できる

大手通信キャリアが提供している一般的な転送電話サービスでは、基本的に1つの端末だけにしか転送できません。

最近では、「みんなにでんわ転送」や「転送録」といった、最大10端末へ同時に転送することができるサービスも登場しています。

しかし、これらの「クラウド転送サービス」または「一斉呼出転送」の場合、オプション月額料金の相場が1,000円～1,500円と割高なのが難点。

一方、固定電話アプリならオプション月額料金が無料にもかかわらず、最大5～10台ほどの端末へ転送することができるのです。

スマホから固定電話番号で発信できる

固定電話アプリの最大の特徴は、ネット回線を使ってスマホを社内の内線として機能させる、という点でしょう。

つまり、着信だけでなく発信もダイレクト！

あくまで固定電話の内線扱いですから、スマホから折り返しても取引先のナンバーディスプレイに表示されるのは、会社の固定電話番号です。

もちろん、本来の携帯電話番号も併用できるので、スマホ1台でプライベート用とビジネス用の通話を使い分けることができます。

転送のオプション料・通話料金が無料

他サービスとは違い、転送時のオプション料・通話料金の両方が発生しないのも、固定電話アプリがリモートワークを導入している企業に選ばれている大きな要因でしょう。

NTTのボイスワープなら月額500円、ソフトバンクの多機能転送サービスなら月額800円のランニングコストが発生します。

これに対し、固定電話アプリは転送オプションの月額料金が無料！

さらに、オフィスの固定電話で受信した時と同じく、すべての通話料金はあくまで発信者が負担する仕組みになっているのです。

これなら、間違い電話やセールス電話に対して、無駄な転送料金を支払わなくて済みます。

そもそも、固定電話アプリには「転送」という概念がありません。

「登録済のスマホ＝オフィスの固定電話」として持ち歩けるのですから、リモートワーク対策として多くの企業に選ばれているのも頷けます。

スマホ同士の通話も無料の内線になる

固定電話アプリは、置き型の電話機・スマホ・タブレット・PC・複合機など、豊富な端末に対応しています。

そのため、転送サービスでは叶わなかったスマホ同士の転送通話も可能になっているのです。

もちろん、あらかじめ登録しておけば社員のスマホ同士でも無料の内線として通話することができます。

おすすめの固定電話番号アプリ（クラウドPBX）3選

固定電話番号アプリは、続々と新しいサービスが登場しています。

この段落では、特にリモートワークに人気の3種類をご紹介しましょう。

• 03plus
• CITVPlus
• クラコール

03plus

公式サイトへ

03plusは、NTTアナログ回線またはISDN回線で取得した会社の代表電話番号を、そのまま利用できる固定電話アプリです。

NTTひかり電話から発番された電話番号は番号ポータビリティの対象外になっているものの、市外局番つきの新しい電話番号を取得することもできます。

▼03plusのメリット

• 番号ポータビリティは2週間ほど、新規番号の取得は最短10分でOK
• 番号を共有していれば、外線電話を他のスタッフにまわせる「パーク保留」が無料
• 海外から国内へ発信しても、取得または番号ポータビリティにした電話番号なら通話料金が無料
• ビジネス向きの機能が豊富

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CITVPlus

CITVPlusは、数ある固定電話番号アプリの中でも安さ、料金システムとサービス内容のシンプルさが魅力。

「03」や「06」といった市外局番つきの固定電話番号を取得する場合は、初期費用5,000円、月額基本料金980円と格安です。

▼CITVPlusのメリット

• 固定電話がなくても、スマホだけで市外局番つきの電話番号が取得できる
• 最短10分で固定電話番号が取得できる
• 1番号を5台の端末で共有できる
• 転送や留守番電話などが無料で、小規模オフィスや個人宅に人気

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クラコール

リモートワーク対策として、新たにフリーダイヤル番号の取得を検討されている企業におすすめしたいのが、法人専用の多機能型PBX「クラコール」です。

ブラインド転送から固定の自動音声アナウンスまで、法人として必要なサービス全16種類が基本機能に含まれています。

▼クラコールのメリット

• 1～500台まで、1番号を共有できる端末数が多い
• 契約した全ての台数で、同時に受信できる
• IVR式の自動音声応答（○○の方は1番を…）が月額500円と格安
• 新規の0120番号が取得できる
• 既存のフリーコール番号なら、ナンバーポータビリティOK

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まとめ

働き方改革に新型コロナウィルスが重なり、業界・規模を問わず多くの企業がリモートワークを導入していました。

しかし、ここ数年間にわたりリモートワークを実施していた企業では、さまざまなデメリットが表面化して業務に支障が出ていたのも事実。

なかでも特に多かったのが、オフィスの固定電話に関する問題点です。

今後もリモートワークを継続する場合は、この記事でご紹介した対策をぜひ参考にしてください。