会社用スマホは必要ない？個人のスマホ1台で兼用する方法とは？

リモートワークや在宅勤務が主流になるにつれて、スマホの通話料金や通信料金を一元管理したいというニーズが高まっています。とはいえ、「社用スマホの導入」か「個人のスマホを業務用として併用すべきか」迷っている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、社用スマホ・従来のBYOD・PBXや固定電話アプリを使ったBYOD化の3つを比較してみました。

スマホの通話料・通信費を経費で計上する方法3つ

ここ数年で、テレワーク・在宅ワークといった場所や時間に捕らわれない働き方が急激に拡大しています。
その一方で、問題となっているのが業務として発生するスマホの通話料・通信費の取り扱いです。
外出先や自宅など、社員がオフィス外で仕事としてスマホを使用した際に発生する通話料・通信費を経費として計上する方法を大きく分類すると、下記の3種類に分けられます。

▼スマホの通話料・通信費を会社の経費として計上する方法

• 会社用スマホを導入し、全社員に配布する
• 個人のスマホを社用として併用する「BYOD」
• PBXや固定電話アプリを使ってBYOD化する

ただし、上記3種類ではそれぞれメリット・デメリットが異なります。
どの方法が自社に最適なのか、あらかじめ3種類の特徴を比較してみましょう。

会社用スマホを導入するメリット4つ

最もスタンダードな方法として、会社用スマホの導入が挙げられます。
この段落では、代表的な4つのメリットについてご紹介しましょう。

▼会社用スマホを導入するメリット

• セキュリティ対策を一元管理できる
• データを共有しやすい
• 取引先に電話番号を伝えやすい
• 経理処理が簡単なので人件費が安くて済む

セキュリティ対策を一元管理できる

取引先との通話やデータのやり取りなど、仕事としてスマホを使用する際に最も懸念されるのが「情報漏えい」のリスクです。
確かに、個人で契約しているスマホだからと言ってセキュリティ対策を施していない人は滅多に居ないでしょう。
しかし、個人契約のスマホに搭載されているセキュリティソフトは社員によって様々！その点、会社用スマホなら同一のセキュリティソフトを搭載して一元管理ができるのです。
法人専用のセットプランを設けているキャリアの中には、スマホの紛失時に管理画面からリモートでロックが掛けられるサービスも提供されています。

データを共有しやすい

他部署を跨いだり、複数の取引先が複数だったりする場合に問題となるのがデータ共有の難しさでしょう。
その点、会社用スマホを導入しておけばクラウド上でデータを共有できるのはもちろん、常にバックアップされた最新の情報にアクセスできるのです。

▼データ共有の一例

• 社外からデータベースにアクセスできる
• 社内の連絡事項を一斉送信できる
• 電話帳が共有できる

取引先に電話番号を伝えやすい

対応の迅速さはビジネスの基本ですが、だからと言って個人の携帯番号を全ての取引先に教えるのは考え物です。
時間や曜日を問わず、個人のスマホにクライアントから問い合わせの電話がかかってくることも珍しくありません。
一方、プライベート用と会社用スマホの2台持ちなら、下記のような利点から取引先に電話番号を伝えやすくなります。

▼電話番号を伝えやすい理由

• 友人からの受電と取引先からの受電を完全に分けられる
• 上司や同僚を通さず、迅速かつ適切に対応できる
• プライベート用がウイルスに感染しても、取引先に迷惑をかける心配がない

経理処理が簡単なので人件費が安くて済む

個人のスマホを会社用として併用する場合、厄介なのが経理処理の煩雑さです。
経理課スタッフの人件費が負担になるのはもちろん、個人契約の明細書の提出を求められて困惑する社員も少なくありません。
一方、会社用スマホはあくまで法人契約ですから、格段に経理処理の手間が省けます。

▼社用スマホの経理処理

• 毎月、各社員の端末利用料を確認する必要がない
• スマホ代金の引き落としが、月一にまとまる
• 社員が退職しても、清算にタイムラグが発生しない

会社用スマホを導入するデメリット4つ

法人契約のスマホを社員に配布する方法は、業種を問わず様々な会社で導入されています。
しかし、導入を決定する前にデメリットについても把握しておきましょう。

▼会社用スマホを導入するデメリット

• 導入コストがかかる
• 置き忘れ・紛失リスクが高い
• プライベート利用のリスク
• 不慣れな機種だと扱いづらい

導入コストがかかる

スマホ本体代金・事務手数料など、新たに会社用スマホを契約する場合はある程度の導入コストが発生します。
紛失や故障など、トラブル時のコストも予算に含めておいた方が良いでしょう。
キャリアを乗り換える際にも、事務手数料・乗換手数料・解約違約金などを確認しておかなければなりません。
なお、ランニングコストにあたる月額料金は端末の台数によって変動するのが一般的です。
中には、「社用スマホの初めてプラン」として導入費用0円プランを設けているキャリアもありますので、複数社に見積を依頼して比較してみましょう。

置き忘れ・紛失リスクが高い

プライベート用とは別に会社用スマホを支給する場合、社員は2台持ちを余儀なくされます。
ここで問題となるのが、置き忘れや紛失リスクです。
普段は1台だけのスマホが2台に増えることで、うっかり取引先に置き忘れたり飲食店などで紛失したりする方も珍しくありません。
社外秘の情報にアクセスできるスマホだからこそ、暗証番号など第三者がアクセスできないように予防しておく必要があります。

プライベート利用のリスク

会社用スマホの所有権はあくまで企業にありますが、使用するのは日常的に持ち歩いている社員です。
そのため、取引先との打ち合わせの待ち時間、リモートワーク中の休憩時間などにプライベートとして利用する社員も少なくありません。
特に、パケ放題の社用スマホは要注意！たとえ月額料金は同じでも、動画やゲームアプリの利用によってウイルスに感染すると、情報漏えいリスクが高まってしまします。
あらかじめ下記のようなリスク管理を講じておきましょう。

▼プライベート利用の予防策

• 使用できる機種・機能・容量の範囲を限定しておく
• 社員のコンプライアンスを強化する

不慣れな機種だと扱いにくい

社員のプライベート使用やコスパの高さなどを優先すると、どうしても古い機種になりがちな社用スマホ。
必要最低限の機能で十分とはいえ、最新機種を使いこなしている世代からは「扱いにくい」「操作に手間がかかる」といったネガティブな意見が寄せられているようです。
機種やオプションを選ぶ際、どの程度の操作性が最適なのか幅広い世代から意見を募っておきましょう。

個人のスマホを社用として併用するBYODのメリット4つ

BYOD（Bring Your Own Device）とは、個人で所要しているスマホ・PC・タブレットなどの端末を業務用として会社に持ち込んで使用する仕組みを指しています。
個人のスマホ普及率は全体の85％を超えるとも言われており、社用スマホの支給からBYODに切り替えている企業が増えているようです。
まずは、BYODの代表的なメリットについて見てみましょう。

▼BYODのメリット

• 導入コストが無料
• 2台持ちが不要になる
• 使い慣れた端末なので操作が早い
• 隠れBYODの防止

導入コストが無料

業務専用の社用スマホを導入する場合、配布すべき社員数が多いほど契約するスマホの台数も増え、それだけ導入コストが高くなります。
これに比べ、すでに個人で所有しているスマホを業務用として併用するBYODなら、初期費用が0円で済むのです。
コンプライアンスの強化や使用ルールを作成する際のコストが発生しないのも、コスパが高いと評価されている理由でしょう。

2台持ちが不要になる

社用スマホを支給された社員にとって、スマホの2台持ちは大きなストレス要因です。
取引先のオフィスに社用スマホを置き忘れ、「裏見積もりを見られた」「密かに比較していた他メーカーがバレてしまった」といった失敗は、ビジネスとして致命的。
1台持ちに慣れている方にとっては、かなりのストレスが軽減されます。

使い慣れた端末なので操作が早い

会社用スマホは、機種が古かったり利用できる機能が制限されていたりと、必ずしも利便性が高いとは限りません。
特に、プライベートでiPhoneを使っている方にAndroidの社用スマホが支給された場合、使い勝手が全く異なるため世代によっては慣れるまで時間がかかってしまいます。
これに対し、プライベートも業務も1台のスマホで対応できるBYODなら、普段から使い慣れている機種を使えるので業務効率が低下する心配もありません。

隠れBYODの防止

「隠れBYOD」とは、セキュリティの観点から使用が禁止されている個人用スマホで業務を行う行為を指しており、別名「シャドーIT」とも呼ばれています。
内緒で使用するのはもちろんNGですが、意図的かどうかは問題ではありません。
セキュリティが万全な米国の政府高官でさえ、公的なスマホから間違って私的なツイートを発信して問題になるほど、隠れBYODは情報漏えいリスクが高いのです。
その点、BYODで使用するのは個人のスマホですから、アクセス権限の範囲を超えない限り禁止行為とは見なされません。

個人のスマホを社用として併用するBYODのデメリット4つ

メリットが注目されがちなBYODですが、デメリットが全くないという訳ではありません。
この段落では、BYODの代表的な4つのデメリットについて解説します。

▼BYODのデメリット

• 情報漏洩のリスク
• 労務管理が難しい
• 経理処理が面倒
• プライベートと仕事が切り替えにくい

情報漏洩のリスク

ネットサーフィンや動画の視聴、ゲームアプリのダウンロードなどスマホの楽しみ方は人それぞれ。
しかし、私用のみではなく業務としても同じスマホを使う場合は、常に情報漏えいのリスクを警戒しなければなりません。
うっかり怪しいURLをタップしただけで、簡単に会社のデータベースに侵入されて顧客情報が盗まれてしまうケースもあるのです。

労務管理が難しい

業務専用として支給する社用スマホなら、労務管理もさほど難しくありません。
一方、元々プライベートで使っているスマホを業務用として併用する場合、私用か仕事かを明確に見分けることは不可能と言って良いでしょう。
特に在宅ワークやテレワーク中は労働時間が把握できるよう、「ルールの明確化」や「社員教育の徹底」といった工夫が必要です。

経理処理が面倒

会社にとっても従業員にとっても厄介なのが、経理処理に手間がかかるという点です。
月に1度まとめて経理処理が可能な社用スマホに対し、BYODは従業員あてに届く明細書を会社に提出し、通話先などを1つひとつ確認しなければなりません。
中には経理処理を簡略化するために、交通費と同じように一定額を支給したり四半期ごとにまとめて清算したりする企業も少なくありません。

プライベートと仕事が切り替えにくい

たとえ会社用のスマホだと知らせていても、全ての取引先が業務時間を守ってくれるとは限りません。
そのため、「日曜日だから友達だと思って出てみたらクライアントだった！」、というケースも多いようです。
個人用と業務用を1台のスマホで兼用している方の多くが、「プライベートと仕事が切り替えにくい」「夜間に着信相手をいちいち確認するのが面倒」と主張しています。

BYODの問題点を解決する方法とは？

「BYODは魅力的だがデメリットが気になる…」という方も多いでしょう。
そんな方に注目されているのが、「PBX」や「固定電話アプリ」を活用した個人スマホのBYOD化です。
1台のスマホでプライベート用と業務用の2番号が使えるので、従来のBYODが持つメリットを活かしつつ、デメリットを解消する方法としてシェアを伸ばしています。
プライベートと仕事が簡単に切り替えられるのはもちろん、下記のようなメリットも大きな強みです。

▼PBX・固定電話アプリを使ったBYOD化のメリット

• 通話も通信も、私用と業務用で分割できる
• セキュリティ強化で、情報漏洩のリスクを軽減
• アクセス履歴や労務管理システムのオプションつき
• 業務用の通話、通信だけ法人契約として会計処理できる

BYODなら「03plus」がおすすめ

 
個人スマホのBYODで、最もおすすめしたいのが「03plus」です。
最大の魅力は、類似サービス随一と評価されている「サービス内容の充実度」でしょう。
また、登録済みの端末同士が内線として扱われるため、スタッフ間の通話が無料になるのも大きな経費削減につながります。
スマホからの発着信が可能な固定電話番号が、最短10分で取得できるのも法人契約が増えている利用でしょう。
なお、「03plus」の詳細や利用者のレビューについては、下記のコラムを参照してください。

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まとめ

社用スマホのニーズが依然として高いのは事実ですが、導入費用の負担やプライベート利用のリスクも軽視できません。
かといって、従来の方法で個人のスマホを業務用として併用する仕組みは、セキュリティの面で不安が残ります。
それなら、本来のBYODが抱えていた問題点をカバーした「PBX」や「固定電話アプリ」を活用した個人スマホのBYOD化も検討してみてはいかがでしょうか。