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FAXをPDFで受信する方法とは?コンビニは不要

時代の変化と共にFAXの利用も減ってきているとはいえ、まだまだ需要はある中で、その受信方法の煩わしさに悩まされているという人も多いのではないでしょうか。紙の状態で受信されてデータ化するのが面倒、そもそもマシンがご自宅にないという方もいると思います。このページでは、FAXをPDFで受信することができる便利な方法をご紹介いたします。コンビニに行かなくてもご自宅や職場で簡単に受信できるので、是非導入してみてください。

コンビに行くのは面倒くさい!コピー機は安全?

FAXがご自宅にない人にとっては、受信するために毎回コンビニ行っているという人も多いのではないでしょうか。近所にコンビニがあれば良いですが、近くになかったり、天候などによっても行くのが億劫になってしまったりする場合もありますよね。また、コンビニはコピー機を使うために訪れている人も多く、わざわざ行ったのにすでにコピー機待ちの人がいて、すぐに使えないというような場合もあります。

また、コンビニに設置されているコピー機は不特定多数の人が毎日のように利用しているため、100パーセント安全であるとは言い切れません。コンビニのコピー機の安全性に関しては、通常利用者が使う書類などのデータを印刷のために一時的に保存される仕組みになっていますが、個人的な情報は短時間で削除することが法で決められているため、長期間で残っているということはほぼないと言えます。しかし設定によっては長期的に保存することもできてしまうようなので、不安要素少なからずあると言えそうです。

受信したデータに関してもコピー機と同様に短時間で削除されるためプライバシーは守られていると言われていますが、実際に作業を行う際には多くの人の目に触れる場所で行うことになるので、大切な書類を扱う場合などは周りの目を気にしながら作業しなければならないこともあるでしょう。

更に、不注意によって万一書類を置き忘れてしまった場合には元も子もありません。このようなうっかりで個人情報流出は意外と発生しており、免許証や通帳、パスポートなどといった大切なものを自らばらまいてしまうというリスクもあるので気をつけなくてはなりません。
わざわざコンビニに行かなくてもFAXを受信することができれば、いつでも簡単に作業できるので手間を省くことができるだけでなく、安全面も確保されるのでより一層便利です。

PDF化出来る方法をご紹介

従来からの方法では、受信したFAXの原稿をPDF化したい時にはスキャンをしてから変換するというものがこれまでの主流だったと思います。しかし、紙で受信したものをさらにスキャナーで読み込み、データを変換するというのはなかなか手間がかかる方法ですよね。もちろんこの方法でもPDF化することはできますが、もっと効率的に行えたら良いのにと思う人も多いのではないでしょうか。

会社などの大きな規模で送受信を頻繁に行う場合には、変換サーバーを導入するのがおすすめです。費用は50万ほどと高額にはなりますが、受信したFAXをデータ化してくれるのでとても便利です。もちろん、従来のように紙で受信したものをスキャンしてPDF化することもできます。

個人的な使用目的でそこまで本格的な設備は必要ないという場合には、小型の受信転送機を使用するのがおすすめです。初期費用として機材費の3万円程度だけで済むので、比較的手軽に導入することができます。ただし、こちらの場合はご自宅で電話回線の契約をしている必要があることと、受信専用で送信ができないので注意が必要です。こちらの方法は、もともと受信機がご自宅にあり、外でも気軽にデータ受信をしたいという場合などに補助的に使うにはおすすめの方法と言えます。

電話回線の契約がない方の場合は、更に気軽に使えるインターネットFAXがおすすめです。こちらは機材を購入する必要がない代わりに月額で1000円程度の維持費がかかりますが、小型の受信転送機と違って受信だけでなく送信もできるため使い勝手が良いと言えるでしょう。

個人にも法人にも便利な方法が、仮装プリンターを使用する方法です。PDF24クリエイターというフリーのソフトウェアをダウンロードすることによって、受信したものをPDFファイルに変換することができます。このソフトウェアにはファイルストレージも付いています。

こんな方法がある!

様々方法をご紹介してきましたが、その他にも受信したFAXをPDF化するのに使える便利なアプリが存在します。CITVPlusというアプリは、お持ちのスマホを固定電話として使用することができる画期的なアプリとして人気のあるサービスです。このアプリのオプション機能の1つにFAXのPDF受信がありますが、これはCITVPlusで設定している固定電話宛にFAXが送信された場合に自動的にPDF変換がなされ、さらに指定したメールアドレスにファイルが送信されるという仕組みになっています。このサービスは受信専用のため送信をすることはできませんが、受信に関しては一度に10枚までのファイルを受信することができるので、常に大量のデータをやりとりしているというような場合でない限りは問題なく使用することができるでしょう。

こちらのアプリのオプションサービスを利用するには月額500円を支払うだけなので、毎月一定数のFAX受信をする必要があるという人にはとても便利なサービスです。受信する度に紙で出力される従来のタイプでは、実際に紙で利用する目的がなかったとしてもスキャンをするために必要になるので無駄が多いことも多くあります。

このアプリを使用してPDFとして受信することができると、書類の整理も楽な上にエコなので一石二鳥です。もちろん受信だけでなくスマホを固定電話として使用することができるため、もともと固定電話を使用していた人はスマホ1台に移行することができるようになるため、固定電話と携帯電話を組み合わせるといったダブル契約をする必要も無くなり、節約にも繋がります。

固定電話、携帯電話、メールなど、通信に関わるツールは様々なものがあり、それぞれ別個のものとして契約、利用をすることで気づかないうちに出費がかさんでいたり、扱いが面倒になったりしている場合も多くあります。このアプリのように多くの通信機能を一貫して扱うことができると、管理もしやすいだけでなく節約にもなるため、生活の便利度もグッと上げてくれること間違いなしです。使い慣れたツールを変更するのは面倒と思ってしまう人もいるかもしれませんが、このアプリの導入は、申し込みをしてから約10分で電話を使えるようになるという気軽さも魅力的なポイントの1つです。

まとめ

FAXを使用する機会は今後もしばらく続くことが予想されますが、今は受信するためにわざわざ端末を購入したり、コンビニに行ったりしなくてもご自宅で簡単にPDFとして受信することが可能になっています。CITVPlusの受信サービスは、もともとはお持ちのスマホを固定電話として使用することができるアプリのオプションとしてつけられているため、この他にも便利なサービスを利用することができます。安全面も守ることができてストレスなくデータ受信ができるこの便利な方法を、是非取り入れてみてはいかがでしょうか。